Voor wie is dit stappenplan?
Dit stappenplan is bedoeld voor projectleiders en scholen die EVI gaan gebruiken. Vanuit Plein C is er
per gemeente een projectleider werkzaam die jouw contactpersoon voor cultuureducatie is. Weet je
niet wie jouw projectleider is? Hier vind je het overzicht.
STAP 1: Aanmelden nieuwe school
Geef bij je projectleider aan dat je EVI wil inzetten op jouw school. Gegevens die de projectleider
nodig heeft om een nieuwe school aan te melden bij Plein C zijn:
- Bevoegd gezag nummer school (het nummer van de bovenschoolse stichting)
- Vestigingsnummer (dat lijkt op het BRIN-nummer maar heeft ook twee getallen achter de letters)
- Gemeentenaam
- Contact e-mailadres
Vervolgens verzamelt de projectleider deze gegevens van alle nieuwe scholen uit het gebied en levert deze in bij Plein C.
STAP 2: Account maken of registreren
Log je voor het eerst in?
Je ontvangt op het contact e-mailadres dat je bij stap 1 hebt doorgegeven een e-mail van Portaal EVI 3.0. Let op: deze e-mail kan mogelijk in de spam-box terechtkomen. Via de knop ‘account aanmaken’ in de e-mail maak je een eigen account aan.
- Gebruikersnaam: kies er een logische naam voor jullie schoolinlog. Deze gebruikersnaam is bedoeld voor de hele school en wordt dus ook gebruikt door de volgende docent of ICC'er in een volgend jaar en is na het aanmaken van een account niet gemakkelijk te wijzigen. De gebruikersnaam mag geen spaties hebben maar wel een punt. Neem bijvoorbeeld schoolnaam.bestuurnaam.
- Wachtwoord: de keuze hierin is aan jou. Denk er wel aan dat het wachtwoord een hoofdletter, cijfer, teken en een minimale lengte moet hebben.
Vervolgens klik je nogmaals op ‘account aanmaken’. Sla de gebruikersnaam en het wachtwoord goed op. Hiermee kan je als school ook later nog in het account.
Het kán zijn dat je nu een vreemde melding krijgt:
- 'Ongeldige uitnodigingstoken': Dit betekent dat je te lang hebt gewacht met een account aanmaken nadat je via Plein C een mailtje uit het EVI portaal hebt ontvangen. Neem contact met ons op om een nieuwe e-mail te ontvangen. Met de link die in de nieuwe mail zit kun je alsnog een account aanmaken.
- 'Er is een fout opgetreden bij het accepteren van de uitnodiging': Dit betekent dat er waarschijnlijk een technisch probleem is dat alleen de softwareontwikkelaars van EVI kunnen oplossen. Neem contact met ons op.
STAP 3: Inloggen
Heb je al eens eerder ingelogd?
Ga dan zelf, of na een herinneringse-mail, naar https://portaal.evi3.nl en kies voor de log-in-button. Meld je aan met de gebruikersnaam en wachtwoord die bekend zijn bij jouw school.
Omdat EVI een goed uitgangspunt is voor een gesprek over cultuureducatie op jouw school raden we je aan om het samen met de projectleider in te vullen. Zorg dat je één week voor de afspraak met de projectleider al hebt gecontroleerd dat het inloggen lukt.
Lukt het niet om in te loggen?
- Heb je de gebruikersnaam niet goed onthouden? Neem contact met ons op om dit na te vragen.
- Ben je je wachtwoord kwijt? Klik op 'wachtwoord vergeten' of neem contact met ons op om een wachtwoordreset te vragen.
- Is de contactpersoon voor EVI veranderd? Stuur dan een e-mail naar evi@pleinc.nl met daarin het gewenste e-mailadres dat je aan de school wilt koppelen. De gebruikersnaam blijft ongewijzigd maar het wachtwoord kan de nieuwe contactpersoon bepalen.
STAP 4: Invullen van Evi
Heb je een cultuurbeleidsplan? Zo ja, pak hem er bij als je EVI gaat invullen. Heb je dit plan niet, geen enkel probleem. Als je halverwege pauze houdt tijdens het invullen, worden de gegevens automatisch opgeslagen. In deze vernieuwde versie van EVI hoeft de vragenlijst maar één keer per school ingevuld ('ondertekend') te worden. Het is handig als bijvoorbeeld de ICC’er, directeur en eventueel de projectleider dit samen doen.
Tijdens het invullen zie je bovenaan de pagina in een paarse balk hoe ver je bent. Aan het einde van de lijst toont het systeem alvast de eerste bevindingen en het bijbehorende scenario op basis van de gegevens antwoorden. Je krijgt dan ook de mogelijkheid hierop te reageren.
Tot slot vraagt het systeem om het e-mailadres van de projectleider in te vullen. Dit is belangrijk, omdat de resultaten dan direct naar hem of haar worden gemaild. Plein C stuurt geen dossiers na. Na het klikken op 'versturen’ kan de school het dossier direct downloaden.
STAP 5: Dossier uitdraaien en resultaten delen
Het dossier blijft ook beschikbaar via het platform (zie stap 3). Het is dus ook mogelijk achteraf alsnog het dossier naar de projectleider door te sturen.
Vragen?
Heb je aan de hand van bovenstaand stappenplan vragen? Neem dan contact op met Plein C door een e-mail te sturen naar evi@pleinc.nl